Látogass el akciós oldalunkra is megéri!!!

Az iratrendezés fontossága

Egyre gyakrabban előfordul, hogy ügyfeleink csak abban biztosak, hogy "rendet" szeretnének, de azt nem tudják, hogy milyet módon és hogyan. Ebben az esetben érdemes elgondolkodni a céges mappa és tároló mappa nyújtotta lehetőségekről. Az egyénre szabott ajánlatok kialakításában szakértőink nyújtanak Önöknek segítséget; telefonos, on-line kapcsolat formájában, illetve – külön megállapodás alapján – személyesen.
A selejtezés célja, hogy Ön a helységeiből eltávolítsa azokat az iratokat, melyekre ügyviteli szempontból már nincs szüksége és melyek a hatályos jogszabályi előírások szerint már megsemmisíthetők. Az kiselejtezett iratok jogkövetkezmény nélkül bezúzhatók vagy elégethetők. A megsemmisítés előtt az iratokról típusonként és évek szerinti csoportosításban érdemes jegyzéket készíteni. A munka eredményeként Ön átláthatóbb irattárral, nagyobb, szabad tárolókapacitással fog rendelkezni!
Az iratait olyan rendszerbe szervezze, mely igény esetén alkalmazkodik a kialakult irodai gyakorlatához, vagy – kívánságára – minél egyszerűbb és átláthatóbb rendszert hozható létre. Természetesen e munka során is jegyzékeket érdemes készítünk irat fajtánként a tároló dobozokról, akár az egyes iratokról is.
Iratrendezés típusai - Tétel szintű iratrendezés: Tétel szintű iratrendezésünk során az egyes iratokat irat fajtánként (pl. számlák, szerződések, adott telephely, adott termékéről készült munkalapok stb.) csoportosítjuk, mappákba tesszük, tételeket állítunk fel, majd ezeket az évente ismétlődő iratokat azonosítóval ellátva a saját keletkezési événél helyezzük el. A tétel szintű iratrendezés során igénytől függően a már meglévő irattári terv vagy kialakult gyakorlat alapján létező tételeket állítjuk helyre az iratanyagon belül külön-külön mappákba rendezve. Amennyiben ilyen rendszerek nem léteznek mi magunk alakíthatunk ki tételeket. Azon szervezetek esetében, akik már valamely iratnyilvántartást alkalmazzák, természetesen alkalmazhatják a létező rendszert. Ez a leggyakrabban alkalmazott iratrendezési megoldás! Saját arculatú mappákat alkalmazva még jelentős reklám értékkel is bír.
- Darabszintű iratrendezés A darabszintű iratrendezés során az egybetartozó ügyiratok (pl. levelezés egy adott szolgáltató céggel az ajánlatkéréstől a megállapodásig) tekintjük rendezési alapegységnek, mely alapegységek időbeliségét helyreállítva hozzuk létre az irattári rendet.
- Lapszintű iratrendezés: Lapszintű iratrendezés esetén az egyes ügyiratokon belül is helyreállítjuk az esetleg megbomlott időbeli és/vagy nyilvántartási szám szerinti sorrendet. Erre a rendezésre általában csak akkor van szükség, ha komoly jogkövetkezmény fűződik az iratok szigorú rendjének ismeretéhez (pl. projektmappák, pályázati anyagok stb), illetve ha a hivatalos iratnyilvántartási rendszert valamely időszakban szabálytalanul alkalmazták, így az iratok eredeti rendjét csak lapszintű irat ellenőrzéssel áll módunkban helyreállítani.

forrás: DOCU GROUP

Több infót találsz a mappa jelentőségéről ha ide klikkelsz.